Planungsvorbereitung für Klassenfahrten

Klassenfahrten erfordern gute Vorbereitung. Mit guter Organisation vermeidet man Verzögerungen, Termindruck oder schlimmstenfalls Ärger. Ist auch wirklich alles erledigt: Fühlt sich die Klasse ausreichend informiert? Haben Schulamt und Schulleitung ihr Okay gegeben? Steht die Finanzierung? Sind alle Formalien mit den Eltern abgestimmt? Es gibt immer einen Haufen „Kleinkram“, an den man in der Hektik des Schulalltags vielleicht gar nicht gedacht hat.

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir Ihnen eine Checkliste zusammengestellt, die zeigt, wann welche Schritte erledigt sein sollten, damit alles klappt: Immerhin läuft die Vorbereitungszeit über 12 Monate. Darüber hinaus dient eine einfache Tabelle dazu, Übersicht über die Gesamtplanung zu behalten: Hier lässt sich mit einem Blick erkennen, inwieweit die Vorbereitungen für jeden einzelnen Schüler gediehen sind. Und schließlich bieten wir Ihnen eine Liste an, mit der die Gesamtkosten der Schul- oder Klassenfahrt kalkuliert werden können.

Vorformulierte Anschreiben an die Eltern und die Klassenpflegschaft, die Ihnen die Arbeit erleichtern sollen, stehen unter Elternbrief zur Verfügung.

Bitte berücksichtigt, dass eure Schule die körperschaftliche Mitgliedschaft vor eurer geplanten Reise bei dem für euch zuständigen DJH-Landesverband beantragt.

Mit der richtigen Vorbereitung läuft vor, während und nach dem Schulausflug gewiss alles glatt. Der erste Tipp gleich vorneweg: Je früher du mit der Planung beginnst, umso entspannter verläuft sie. Damit bleibt garantiert mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge des Lehrer*innen-Alltags!

NOCH 12 MONATE …

• Richtlinien für Klassenfahrten und Schulwanderungen lesen
• Finanzierungsmöglichkeiten recherchieren
• Einladung zum Elternabend
• Elternabend zur allgemeinen Information und zur Festlegung möglicher Ziele
• Klassengespräch zu den Wünschen der Schülerinnen und Schüler
• Suche nach Begleitpersonen
• Kostenvoranschlag bei Bus/Bahn einholen

NOCH 11 MONATE …

• Schriftliche Einverständniserklärung der Eltern
• Genehmigung als Schulveranstaltung
• Unterkunft so früh wie möglich buchen
• Transportmittel buchen
• Antrag auf Zuschuss bei der Gemeinde/beim Förderverein
• Eventuell Besuch beim Jugend- und Sozialamt

NOCH 10 MONATE …

• Wurden die Buchungen von Unterkunft und Transfer schriftlich bestätigt?
• Klassenaktivitäten zu Gunsten der Fahrtenkasse organisieren
• Wenn möglich: Persönliche Vorab-Erkundung des Zielorts und des Quartiers

NOCH 5 MONATE …

• Mitgliedschaft im DJH prüfen
• Überprüfen, ob alle beantragten Zuschüsse genehmigt sind bzw. genehmigt werden
• Dokumentation der Fahrt (Interviews, Protokolle, Fotos) vorbereiten
• Kontakt zum Fremdenverkehrsbüro des Zielortes aufnehmen
• Freizeitgestaltung vorbereiten
• Prüfen, ob persönliche Dokumente aller Schüler und die eigenen gültig sind
• Besichtigungstermine und Ähnliches klären

NOCH 3 MONATE…

• Namenslisten der teilnehmenden Schülerinnen und Schüler erstellen
• Einladung zum zweiten Elternabend
• Zweiter Elternabend
• Erklärung zur Durchführung einer Klassenfahrt

NOCH 6 WOCHEN…

• Kontrollbesuch der Schüler*innen beim Hausarzt
• Wochen- und Tagesplan festlegen

NOCH 2 WOCHEN…

• Erste-Hilfe-Kasten zusammenstellen
• Kontrollanrufe bei Bus/Bahn
• Prüfen und Kopieren der Unterlagen für die Begleitperson
• Gruppeneinteilung der Klasse zur Vorbereitung des Erkundungs- und Spielprogramms tagsüber/für die Abende/bei Regen mit der Klasse vornehmen
• Mitnahme von Spielen und Büchern durch die Schüler*innen koordinieren
• Telefonnummer der Schule und Privatnummern der Schulleitung griffbereit notieren oder im Mobiltelefon einspeichern
• Die Planungsübersicht plus eine Kopie für Begleiter und einige freie Schüler*innen-Listen mitnehmen
• Papier für Tagespläne, dicke Filzschreiber, Krepp-Klebeband mitnehmen
• Kopien der Verträge mit der Unterkunft (evtl. DJH-Leiterkarte) und Transferunternehmen mitnehmen
• Evtl. Lehrerausweis für Eintritte im Sekretariat organisieren

BEGINN DER KLASSENFAHRT

• Fotos und Videos machen
• Ideen für den Abend

Wenn du ausführlichere Informationen zum Ablauf einer Klassenfahrt benötigst, schau doch auch in unser E-Book Planungshilfen für Klassenfahrten.

Tipp: Damit die Schüler noch mehr Freude an der Klassenfahrt haben, kannst du vorher gemeinsam die Klassenkasse aufbessern! Beim Kuchenverkauf oder Flohmarkt steigt die Vorfreude auf den Ausflug, und das Budget freut sich auf einen kleinen Zuschuss.

FAQs

Bekommen Lehrer Einzelzimmer?

In der Regel werden Lehrer/Begleitpersonen während der Klassenfahrt einzeln untergebracht.

Müssen wir Bettwäsche mitbringen?

Nein. Bettwäsche ist im Preis enthalten. Ausnahmen werden ausdrücklich erwähnt.

Wie kann ich einen Jugendherbergsaufenthalt für meine Schulklasse reservieren?

Online-Anfragen bzw. Online-Buchungen sind inzwischen in allen Häusern hier auf jugendherberge.de möglich. Ihr könnt euch auch per Telefon, E-Mail, Fax oder Brief anmelden. Da ihr mit einer größeren Gruppe kommen wollt, empfehlen wir dringend vorab zu reservieren.

Was, wenn wir nur Aufenthalt und Verpflegung haben möchten?

Wenn ihr nur den reinen Aufenthalt und die Verpflegung benötigt, könnt ihr über unsere Gruppenreservierung gleich online die freien Plätze checken, unverbindlich anfragen oder auch gleich buchen.

Und wenn uns ein Programm-Angebot für unsere Klasse interessiert?

Wenn ihr ein Programm-Angebot mit ihrer Klasse wahrnehmen wollt, nutzt ihr den Klassenfahrts-Finder. Die Programme können direkt bei der ausgewählten Jugendherberge gebucht werden. Dadurch habt ihr nur einen Vertragspartner.

Braucht die Schule eine Mitgliedskarte?

Für den Aufenthalt in Jugendherbergen ist die Mitgliedschaft im Deutschen Jugendherbergswerk erforderlich. Bitte prüft, ob eure Schule bereits körperschaftliches Mitglied ist und eine Gruppenkarte besitzt. Andernfalls könnt ihr die Mitgliedschaft bei eurem zuständigen DJH-Landesverband beantragen. Die Adressen der Landesverbände finden ihr hier. Bitte legt bei Anreise die Gruppenkarte in der Jugendherberge vor.

Wie erfahre ich, ob meine Schule bereits Mitglied beim DJH ist?

Die DJH-Gruppenkarten werden meist in den Sekretariaten aufbewahrt. Ihr könnt aber auch bei eurem zuständigen DJH-Landesverband erfahren, ob eure Schule bereits eine Mitgliedskarte besitzt.

Gibt es Mindestteilnehmerzahl?

Programme und Bausteine sind in der Regel mit einer Mindestteilnehmerzahl versehen. Sie gibt an, für welche Mindestgruppengröße die Preise kalkuliert sind. Kleinere Gruppen können das Angebot zu gesonderten Konditionen anfragen.

Wer ist für die Betreuung/Fachbetreuung zuständig?

Für die Betreuung der Klasse ist das Lehrpersonal verantwortlich. Bei einigen Programmen wird die Klasse durch pädagogisch geschulte Referentinnen und Referenten begleitet, die die Lehrkräfte bei der inhaltlichen Gestaltung der Programme unterstützen.

Was ist bei An- und Abreise zu beachten?

Um besonders günstige Tarife der Deutschen Bahn nutzen zu können, ist bei vielen Programmen die Anreise nach Absprache auch sonntags möglich. Viele Jugendherbergen bieten einen (zum Teil kostenlosen) Transfer für Gäste und/ oder Gepäck vom/zum nächsten Bahnhof an.

Wo kann ich die Programme buchen?

Die Programme können direkt bei der ausgewählten Jugendherberge gebucht werden. Dadurch habt ihr nur einen Vertragspartner.

Wer übernimmt die Kosten für Klassenfahrten bei einkommensschwachen Eltern?

Im Sozialgesetzbuch (SGB) II, S.1, § 28 Abs. 2 heißt es dazu: Es werden die tatsächlichen Aufwendungen für Schulausflüge und mehrtägige Klassenfahrten im Rahmen der schulrechtlichen Bestimmungen (also bis zur 10. Klasse und nicht in der Oberstufe) übernommen.

Was kann bei der Verpflegung berücksichtigt werden?

Generell bieten die Jugendherbergen eine leckere und ausgewogene Verpflegung an. Spezielle Verpflegungswünsche (vegetarisch, vegan oder religiös bedingte Essenswünsche) werden nach Möglichkeit berücksichtigt. Bitte wendet euch vor Reisebeginn direkt an die entsprechende Jugendherberge.

Kann man auch zelten?

Einige Jugendherbergen verfügen über Jugendzeltplätze. Verpflegung und sanitäre Einrichtungen befinden sich in der jeweiligen Jugendherberge, übernachtet wird im Zelt.