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Tagung in der Jugendherberge: Checkliste für die Organisation

„Jugendherbergen sind geeignet für Tagungen?“ Oft schaue ich in zweifelnde Gesichter, wenn ich von Workshops mit Bloggern, Seminaren für Azubis oder Fortbildungen für Segelflieger erzähle, die in Jugendherbergen stattfinden. „Die haben echt Seminarräume? Mit Beamer und allem? Wusste ich gar nicht“,  heißt es dann weiter. Diese Gesprächsfetzen allein sind schon Anlass genug, Euch heute mal mehr zu diesem Thema zu erzählen. Aber es gibt noch einen weiteren: Ich war jüngst in der barrierefreien Jugendherberge Bayreuth –  ein echtes Juwel für Seminare & Co. Deshalb habe ich mir Hausleiterin Anja Kurth geschnappt und in Erfahrung gebracht, was Tagungsgäste beim DJH erwarten können. Am Ende gibt´s sogar noch eine Checkliste zum Ausrucken für Euch.

Anlass meiner Reise nach Bayreuth war übrigens auch eine Tagung. Einmal jährlich treffen sich die DJH-Marketingfachleute, um zwei Tage lang über die Planung des kommenden Jahres, technische Trends und best practice-Beispiele zu sprechen. (Vielleicht habt Ihr mich in den DJH-Instagram-Stories an diesem Tag begleitet?) Wie immer gab es auch dieses Mal sowohl Vorträge von externen und internen Speakern vor dem gesamten Plenum als auch parallel stattfindende Sessions in Kleingruppen. Für die Marketingtagung wurden also zahlreiche Räume unterschiedlicher Größe benötigt.

In der Jugendherberge Bayreuth gibt’s davon ausreichend, fünf nämlich, und die sind zudem nagelneu. Die Integrations-Jugendherberge Bayreuth wurde im Sommer 2018 neu eröffnet und kommt optisch ganz anders daher als alles, was ich bislang bei meinen DJH-Reisen gesehen habe: Geschwungene Außenmauern umrahmen Glas und Holz, der Sichtbeton im Innenbereich wird mit mutigen Neonfarben kombiniert und die 45 Zimmer für insgesamt 180 Gäste sind auf das Nötigste reduziert, wirken dabei aber alles andere als trostlos.

Betrachtet man die Jugendherberge Bayreuth aus der Vogelperspektive, erkennt man ein Y. Das hat einen guten Grund: Der Neubau in der Wagner-Stadt erfüllt vor allem die Bedürfnisse der sogenannten „Generation Y“.

Tagen in einer Jugendherberge: Tipps für die Organisation

Aber zurück zu den Tagungsräumen und zum Service, den Tagungsgäste beim DJH erwarten können. Hören wir doch mal, was Hausleiterin Anja Kurth dazu berichten kann.

Frau Kurth, welche Seminare, Workshops und Events finden bei Ihnen denn so statt? Sind ungewöhnliche Themen und Gruppen dabei?Wir haben seit Eröffnung wirklich ganz unterschiedliche Anfragen. Ob Musikverein, Chorknaben, Auszubildende (z.B. REWE oder Studybees), StartUps, Universitäten, Abiturvorbereitungskurse, Freiwillige Soziale Jahr, Sportvereine, Sprachcamps, Youpedia oder kirchliche Vereine. Durch unser Intergrations-Profil kommen außerdem Gruppen zu uns, die spezifische Bedürfnisse oder ungewohnte Konstellation haben, beispielsweise mehr Betreuer als Teilnehmer oder gehörlose Gäste.

Gibt es einen speziellen Ansprechpartner in Ihrem Haus, mit dem man den Ablauf des geplanten Events besprechen kann?

Das komplette Rezeptionsteam plant die Buchungen der Gäste. Bei der Umsetzung und Vorbereitung sind sowohl das Reinigungsteam und die Haustechniker dabei. Je nach Wunsch der Verpflegung ist auch das Küchenteam bereits involviert um zum Beispiel Sonderverpflegungswünsche einzuplanen.

Während der Veranstaltung sind bei Anreise und auch während des Aufenthalts Haustechniker da. Oder aber ich als Hausleitung, mein Stellvertreter oder die Rezeptionsleitung. Wir wissen, dass es gerade zu Beginn viele Fragen gibt, welche über die Qualität des Aufenthalts entscheiden. Absprachen sind daher sehr gewünscht. Sie ermöglichen einen reibungslosen Ablauf.

Welcher zeitliche Vorlauf ist einzuplanen, wenn jemand bei Ihnen tagen möchte?

Das ist bei uns tatsächlich ein bisschen saisonabhängig. Für die Nebensaison ist es recht kurzfristig möglich. Zur Sommer-, Festspiel- oder Ferienzeit ist es nicht so einfach, die passende Lücke zu finden. Drei Monate im Voraus wären schön. Wenn es einen absoluten Wunschtermin gibt, der nicht änderbar ist, sind 12 bis 18 Monate im Voraus ratsam.

Welche technische Ausstattung bieten Ihre Tagungsräume?

Wir bieten modernste Technik: Flipchart, Pinwand, Magnetwand, Whiteboard, Moderationskoffer. Das Medienboard ist unser Highlight, auch wenn wir als Mitarbeiter die Technik nicht zu 100% verstehen, sondern nur zu 99%… Die Tontechnik und Induktionsschleife helfen bei besonderen Veranstaltungen oder größernen Event mit Mikrofonbedarf. Schulklassen können auch mal Disko mit Musik und Beleuchtung zum Abschlußabend ausrichten.

Die Bestuhlung ist übrigens gepolstert und wir sind aufgrund kleiner Dreieckstische flexibel in der Anordnung der Räume.

Gibt es ein Catering, das gebucht werden kann?

Unser Küchenteam ist allzeit bereit und freut sich auch auf ungewöhnlichere Essenswünsche. Da wir Fachkräfte im Team haben und soweit möglich nur frische und regionale Zutaten verwenden, ist es ein eigener Anspruch an uns, kulinarisch in hohem Maße zu überzeugen.

Gibt es eine Vorlage zum Ausfüllen, in denen man als Organisator/in alles Benötigte festhalten kann oder laufen die Absprachen immer persönlich bzw. per Mail?

Ja, wir haben einen Tagungsplaner (hier zur Ansicht), welcher mindestens zwei Wochen vor Anreise ausgefüllt vorliegen sollte. Das erleichtert unsere Planung, vermeidet Überschneidungen oder kurzfristige Anpassungen.

Die Bayreuther Tagungsräume liegen alle im gleichen Gebäudetrakt. Kommen sich da nicht auch mal parallel stattfindende Seminare in die Quere?

Wir versuchen, das schon bei der Planung zu beachten. Sollten sich anhand der Buchungsanfrage schon Ungereimtheiten bilden, fragen wir gleich nach. Wir können die Situation meist mit anderer Gruppenraumverteilung entzerren. Manchmal sagen wir auch zu Gunsten einer bereits gebuchten Gruppe andere Anfragen ab und bieten dann Alternativtermine an. Meist ist es ja ein Argument, wegen der ungestörten Raumnutzung zu uns nach Bayreuth zu kommen. 

Einfach ist es, wenn eine Gruppe tagsüber im Haus ist und tagt, während beispielsweise eine Sportgruppe erst nach dem Auswärtstraining oder -Spiel zur Analyse abends ihren Raum benötigt.

Die Jugendherberge Bayreuth ist barrierefrei. Sind es die Tagungsräume auch?

Ja, darauf haben wir großen Wert gelegt. Es gibt einen Fahrstuhl für das eingeschossige Haus und es gibt Rampen zu jedem öffentlichen Bereich. Auch die Terrassenzugänge in Obergeschoß sind barrierefrei und die Außentüren öffnen mit Taster-Funktion. Einzig im Foyer gibt es 3 Stufen. Hier wird Inklusion aber gelebt: wenn der Bereich wirklich benötigt wird, wird einander geholfen.

Was kostet ein großer Tagungsraum bei Ihnen denn?

Alle fün Einzelräume sind je um die 55 qm groß und kosten 110 Euro Miete pro Tag. Drei davon können zusammengelegt werden zu größeren Flächen. Für 160 qm wird dann eine Nutzungsgebühr von 299 Euro pro Tag erhoben.

Wo wild diskutiert, konzipiert und kreativ gearbeitet wird, kommt irgendwann der Punkt, wo der Kopf auch mal abschalten möchte. Organisieren Sie auch ein Rahmenprogramm für Tagungen?

Natürlich sehr gern. Hier sind wir noch im Aufbau und Sammlung der vielen tollen Angebote. Ob zur Stadtführung, Der Bierwelt Maisel‘s, oder dem Bogenschießen an der Jugendherberge. Im Sommer kann man natürlich auch das Allwetter Kleinsportfeld nutzen oder das Beachvolleyballfeld, um abzuschalten. Wir nehmen auch sehr gern Anregungen der Gruppen entgegen. Versuch macht klug!

Sie haben vermutlich schon Tagungsräume des DJH an anderen Standorten erkundet. Welche drei deutschen Jugendherbergen sind – neben Ihrer eigenen – Ihre persönlichen Favoriten für Tagungen?

Neu und voll modern natürlich Burghausen und Würzburg. Aber gern auch Nürnberg und München Park als Möglichkeit größerer Veranstaltungen. Aber ich muss sagen bei kleineren Gruppen lohnt immer auch der Blick in kleinere Location – denn Individualität können wir alle sehr gut.

Ihr seht: Jugendherbergen sind durchaus Orte, an denen Ihr ein Seminar oder Ähnliches veranstalten könnt. Alle Standorte, die besonders geeignet für Tagungen & Seminare sind, findet Ihr hier: Jugendherbergen für Tagungen

Die perfekte Tagung vorbereiten: Checkliste zum Download

Und damit Euer Event auf jeden Fall ein Erfolg wird, gibt´s jetzt noch eine Checkliste für Euch, woran Ihr im Vorfeld denken und zu welchem Zeitpunkt Ihr etwas mit den Team der Jugendherbergen besprechen solltet:


Sandra Lachmann

Mit der Patchwork-Familie im Grünen, mit einem Workshop auf einer Nordsee-Insel oder mit Freundin in der Großstadt: Sandra hat bereits in ganz unterschiedlichen Situationen in einer Jugendherbergen eingecheckt. Die Vielfalt hat die Bloggerin so begeistert, dass sie noch mehr über die Jugendherbergen von heute erfahren wollte. Daher tourt sie nun durch Deutschland und schreibt hier über ihre Erlebnisse und Aufenthalte. Weitere DJH-Stories liefert die 39-jährige Bremerin auch für heiterbisstuermisch.de.

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